Viedā procesu automatizācija

Mana organizācija ir pieredzējusi produktivitātes samazināšanos sakarā ar palielinātu biznesa informācijas apjomu; klientu apkalpošanas uzdevumu pieaugumu, darbinieku izdegšanu un apmierinātības samazinājumu sakarā ar ikdienas datu apstrādes uzdevumu apjoma palielināšanos; ilgu izpildes laiku vai vairāku gadu izšķērdēšanu biznesa sistēmu integrācijai un datu konsolidācijas projektiem; budžeta trūkumu sistēmu un procesu integrācijas risinājumiem; soda naudas un klientu sūdzības par ikdienas darbībā izmantoto datu zemo kvalitāti. 

Manai organizācijai ir nepieciešams

• Samazināt ikdienas datu apstrādes uzdevumos iesaistīto cilvēku skaitu; 
• Spēt izpildīt vairāk procesu un nodrošināt kvalitatīvākus pakalpojumus ar ierobežotu darbinieku skaitu;
• Ievērojami palielināt procesu precizitāti un izpildes laiku klientu prasību un mainīgo tirgus apstākļu dēļ;
• Samazināt datu ievades kļūdas un uzlabot datu kvalitāti, lai izvairītos no riskiem;
• Apkopot datus no dažādām ārējām datu bāzēm un pakalpojumiem, apvienot un integrēt tos lēmumu pieņemšanas procesos;
• Automātiski publicēt datus un dokumentus ārējās sistēmās un pakalpojumos, lai nodrošinātu atbilstību ārējiem noteikumiem;
• Migrēt informāciju no vēsturiskajām informācijas sistēmām uz jaunām programmām.

Risinājums

Samazināts manuālais darbs, zemākas izmaksas, palielināta biznesa produktivitāte un pastiprināta atbilstība ir galvenās digitālo procesu pārvaldības priekšrocības, izmantojot robotu procesu automatizācijas (RPA) rīkus. Analītiķi lēš, ka 30–50% darba uzdevumu varētu būt automatizēti lielākajā daļā nozaru un darbu.

RPA ir procesu automatizācijas veids, kurā programmatūra tiek apmācīta, lai IT sistēmās turpinātu veikt darbības, kuras iepriekš veica cilvēki. Programmatūras robotiem var uzticēt atkārtotus uzdevumus, kuriem nav nepieciešama intuīcija, empātija, emocijas un citas spējas, kas piemīt tikai cilvēkiem. RPA roboti palīdz cilvēkiem, veicot uzdevumus viņu vietā un viņu labā, tādējādi atbrīvojot laiku aktivitātēm ar augstāku pievienoto vērtību.

Visizplatītākās pielietojuma jomas var būt ļoti plašas un dažādās nodaļās un organizācijās atšķirties:

• Datu ievade – RPA robots paņem elektroniskos datus un ievada tos citā sistēmā. Vislabāk izmantot, ja integrācija ir dārga vai prasa sarežģītu loģiku. Tipisks piemērs ir rēķinu datu ievade, klienta informācijas ievade, transportlīdzekļa odometra datu ievade uzskaites sistēmās, utt. Profesionālās RPA platformas nodrošina optiskās rakstzīmju atpazīšanas (OCR) funkcionalitāti datu ieguvei no skenētiem dokumentiem, tādējādi paplašinot digitalizācijas procesu spektru;
• Datu validācija un verifikācija – RPA roboti veic vaicājumus trešo pušu sistēmām, lai pārbaudītu datu precizitāti vai to autentiskumu. Tas parasti aizstāj cilvēka "veselā saprāta pārbaudi". Piemēram, klientu un partneru reģistrācijas datu un statusa pārbaude dažādās datu bāzēs;
• Plānotie uzdevumi – RPA roboti veic uzdevumus, kurus, pat ja tie ir vienkārši, nevar izpildīt, kamēr nenotiek noteikts notikums. Piemēram, iestājas noteikts datums, ir pabeigti saistītie procesi, utt. Tipiski piemēri ir uzdevumi, kas saistīti ar ikmēneša noslēgšanu grāmatvedībā un atskaitēs;
• Sistēmu integrācija – procesos, kur cilvēki darbojas vairākās sistēmās, kuras dažādu iemeslu dēļ nav integrētas. Tipiski iemesli, lai apsvērtu RPA, var būt izmaksas, laiks un resursu pieejamība sistēmu integrācijai.

Ieguvumi

Organizācijas ietaupa izmaksas, samazina datu kvalitātes riskus, palielina iekšējo procesu ātrumu un atbrīvo darbinieku laiku:

• Manuāla darba samazināšana vai pilnīga aizstāšana datu apstrādes uzdevumos;
• Programmatūras roboti prasa ¼ no laika, ko darbinieks pavada uzdevuma veikšanai;
• Roboti var veikt simtiem paralēlu uzdevumu un procesu;
• Procesa izmaksu samazinājums par 40% - 90% atkarībā no procesa veida un sarežģītības;
• Procesu precizitātes un datu kvalitātes uzlabošana – vairumā gadījumu 100% datu kļūdu novēršana;
• Roboti strādā 24/7/365.

Produkta pārskats

RPA tehnoloģiju digitālo procesu automatizācijai var izmantot jebkurā nozarē un organizācijas jomā. Visur, kur notiek ikdienas datu iegūšana, informācijas apmaiņa, lēmumu pieņemšana un uzdevumu pārvaldības darbības, programmatūras robotus var izmantot šo uzdevumu automatizēšanai.

Finanses

• Saņemto rēķinu atpazīšana, datu apstrāde, apstiprināšana un ievadīšana ERP (Enterprise resource planning) sistēmā;
• Datu iegūšana no vairākiem resursiem, kas nepieciešami rēķinu sagatavošanai, to sasaistei, rēķinu nosūtīšanai klientam un maksājumu kontrolei;
• Dažādu apstiprinājumu un atļauju (limitu) automatizēta kontrole, pamatojoties uz biznesa prasībām;
• Automatizēta un regulāra datu iegūšana no ārējām datu bāzēm, kas nepieciešami klientu vai partneru pārbaudei;
• Automatizēta atskaišu ģenerēšana un datu vizualizācija;
• Kredīta kontrole - automātiska kredīta apstiprināšana bez revidenta iejaukšanās dažādu nosacījumu pārbaudei;
• Starpuzņēmumu saskaņošana un automātiska žurnāla ierakstu ievietošana, lai noslēgtu bilanci.

Pārdošana un klientu apkalpošana

• Jaunu klientu reģistrācija, verifikācija un pārbaude, ierakstu izveide un profila izveide iekšējās sistēmās. Automatizēta uzdevumu veidošana pārdošanas un klientu apkalpošanas nodaļai. Klientam piemērota produktu piedāvājuma izveide;
• Pārdošanas apjoma prognozēšana, pārdošanas rezultātu atskaišu ģenerēšana, budžeta un rezultātu analīze;
• Klientu apmeklējumu plānošana, izmantojot mobilos piegādātājus un apkalpojošo personālu, maršrutu optimizēšana, klientu apmeklējumu atskaišu automatizēšana, integrējot ar uzskaites funkciju rēķinu izrakstīšanai;
• Klientu pašapkalpošanās portāla izveide un klientu informācijas publicēšana pakalpojumu saņemšanai un vēsturisko datu atskaitei.

Operācijas

• Darba maiņu plānošana atbilstoši mainīgajai prognozētajai slodzei (piemēram, mainīgs darba apjoms dažādos diennakts periodos) un darbinieku pieejamībai (slimība, atvaļinājums u.c.), darbinieku uzdevumu ģenerēšana, darbinieku dinamiska norīkošana uz pakalpojumu sniegšanas vietām (darba vietām);
• Incidentu pieprasījumu apstrāde un analīze;
• Kopīga darbības plānošana, integrējot ārējos pakalpojumu sniedzējus, piemēram, transporta pakalpojumu sniegšanas plānošana atkarībā no ražošanas apjoma, konkrētajā periodā ražotās preces un pieejamā transporta;
• Personāla procesu automatizācija (atvaļinājums, komandējumi, dažādi pieprasījumi) pašapkalpošanās portālā un mobilajā aplikācijā, integrējot ERP un citus saistītos sistēmas datus.

Mēs – Digital Mind palīdzam lielām un vidējām organizācijām ieviest ilgtspējīgu biznesa praksi, digitalizējot to būtiskos procesus. Mūsu procesu digitalizācijas risinājumi atbalsta vides – sociālās – pārvaldības stratēģijas un ļauj klientiem dažādās nozarēs koncentrēties uz ilgtspējīgu finanšu izaugsmi, darbinieku labklājību un pozitīvu ietekmi uz sabiedrību.