21.10.2021.

Digital Mind

Satura integrācijas nozīme attālināta darba apstākļos

Līdz ar epidemioloģiskās situācijas pasliktināšanos arvien vairāk darbinieku atkal strādās attālināti. Tādu programmu kā Microsoft Teams popularitāte pieaugs, un organizācijām būs jāpielāgojas un jānodrošina, ka arī šajos apstākļos tiek nodrošināta atbilstoša dokumentu dzīves cikla pārvaldība un darbinieki brīvi piekļūst nepieciešamajai informācijai.

Tā kā uzņēmumos nereti izmanto vairākas programmas un rīkus, darbinieki mēdz informāciju saglabāt dažādās lokācijās, kas nav savstarpēji integrētas. Augot darbinieku skaitam vai paplašinoties attālinātajam darbam, šī prakse var izraisīt virkni problēmu, jo vajadzīgā brīdī informācija var nebūt atrodama vai tās atrašanai jāvelta pārāk ilgs laiks, tāpēc ir svarīgi, lai viss saturs būtu pieejams vienuviet.

Tajā pašā laikā ir svarīgi atcerēties, ka ne visa informācija ir nepieciešama visiem darbiniekiem, gan tāpēc, ka tā var saturēt kādu sensitīvu informāciju, gan tādēļ, lai nepārslogotu darbiniekus ar viņiem nevajadzīgu saturu. Visu projekta dalībnieku tieša piekļuve tādām sistēmām, kas satur klientu informāciju, vai sensitīvu informāciju par tirgus attīstību nav ne praktiski nepieciešama, ne vēlama, bet iespēja šo informāciju nepieciešamības gadījumā nodot tālāk - atstājot informāciju sākotnējā programmā - ir svarīga, lai netiktu kavēta projekta virzība.

Opentext paplašinātā ECM (extended enterprise content management) programma integrē informāciju no svarīgākajām biznesa programmām, piemēram, SAP un Salesforce, Office 365 saskarnē. Šī satura integrācija var būtiski uzlabot komandas darbu, nodrošinot informāciju vienā saskarnē neatkarīgi no tā, kur šī informācija fiziski ir saglabāta. Opentext paplašinātā ECM programma automātiski nodrošina, ka saturs pārmanto atbilstošās klasifikācijas, metadatus, drošības, saglabāšanas un arhivēšanas nosacījumus. Centralizētā krātuve visam biznesa saturam neatkarīgi no izcelsmes vai avota nodrošinās, ka visi darbinieki strādās ar visjaunāko un atbilstošāko saturu.

Piemēram, pareiza Microsoft Teams satura integrēšana satura pārvaldības sistēmā, palielina uzņēmuma produktivitāti un samazina riskus. Teams lietotājiem būs pieeja visam aktuālajam saturam, kā arī iespēja to rediģēt, ar to dalīties vai veidot jaunu saturu neatkarīgi no tā atrašanās vietas. Lietotājiem vajadzīgais saturs nebūs jāmeklē dažādās aplikācijās un diskos, tādejādi nodrošinot augstāku atdevi ar mazāku ieguldījumu.