30.11.2021.

Digital Mind

Sakārtoti papīri, sakārtots bizness

Biznesa tehnoloģiju uzņēmuma “Digital Mind” izpilddirektors Rinalds Sluckis medijam diena.lv

Pandēmija ir nesusi virkni izaicinājumu uzņēmumu vadītājiem, kā nodrošināt darba nepārtrauktību, ja darbinieki saslimst vai tiem jādodas karantīnā, kā organizēt darbu attālināti, lai tas notiktu bez aizķeršanās, nerastos komunikācijas šķēršļi un pārpratumi. Viens no atslēgas elementiem veiksmīgam biznesam šobrīd ir labi organizēta, ērta un darbiniekiem saprotama informācijas un dokumentu aprite, jeb organizācijas satura vadība. Vienkāršiem vārdiem sakot - sakārtoti papīri, sakārtots bizness!

Diemžēl Latvijas uzņēmējdarbības nozare joprojām kūtri izmanto digitālo tehnoloģiju sniegtās iespējas.

Jaunākais Digitālās ekonomikas un sabiedrības indekss par 2020. gadu, kas atspoguļo Eiropas Savienības (ES) progresu digitālajā jomā, parāda, ka Latvija ierindojas tikai 18. vietā starp ES dalībvalstīm, turklāt rādītājos nokritusi zem ES vidējā līmeņa. Pēc tehnoloģiju izmantošanas uzņēmumos Latvija ir vēl zemāk - 23. vietā.

Tā ir neizmantota iespēja, kas atsaucas uz uzņēmumu produktivitāti un nākotnē noteikti arī uz konkurētspēju.

Šobrīd ļoti strauji attīstās dažādi tehnoloģiskie risinājumi, kas var kalpot par neatsveramu atbalstu uzņēmuma iekšējo procesu atslogošanā, un tie kļūst pieejamāki ne tikai lielajiem, bet arī maziem un vidējiem uzņēmumiem. Īpaši vērtīga tehnoloģiju ieviešana ir uzņēmumos, kuri nodarbina vairāk nekā 100 darbiniekus un kur neizbēgami katru dienu apritē ir milzīgs dokumentu apjoms - e-pasti, atskaites, pavadzīmes, produktu apraksti, attēli, video u.tml. Šīs jomas sakārtošana ilgtermiņā ļauj ietaupīt milzīgus laika un finanšu resursus.

Piemēram, ir radīta virkne risinājumu, lai darbiniekiem, veicot konkrētu darbu, nebūtu jāpārslēdzas no vienas lietojumprogrammas uz citu, jāpavada ilgs laiks dokumenta vai tā īstās versijas meklējumos. Pētījumi liecina, ka mūsu reģionā biroja darbinieks līdz 40% darba laika tērē informācijas apstrādei, atrašanai, nodošanai kolēģiem un līdzīgām darbībām. Tāpēc ir ļoti būtiski, lai visas sistēmas un lietojumprogrammas savā starpā būtu integrētas tā, lai informācija brīvi un bez piepūles plūstu starp tām. Darbinieki būs daudz produktīvāki, ja viņi uzturēsies vienā lietojumprogrammā, tajā pašā laikā redzot visu nepieciešamo informāciju no citām IT sistēmām konkrētā uzdevuma paveikšanai. Darbinieki varēs koncentrēties uz savu darbu, savukārt uzņēmums - veiksmīgāk pārvaldīt saturu visā tā dzīves ciklā, uzlabojot atbilstību iekšējiem, ārējiem noteikumiem un politikām.

Turklāt ir ļoti svarīgi ne tikai, lai darbinieki būtu labi instruēti par pastāvošajām sistēmām, bet tās būtu arī ērti lietojamas, jo iespējams neparocīgās dokumentu pārvaldības sistēmas dēļ, darbinieki apzināti vai neapzināti to ignorē. Atkarībā no uzņēmuma specifikas, darba dokumenti var saturēt arī sensitīvu informāciju, kas saistīta ar klientu datiem, biznesa darījumiem u.tml., tāpēc ir ļoti svarīgi, lai ieviestā informācijas sistēma nodrošinātu informācijas klasifikācijas, šifrēšanas un ilgtermiņa dzīvescikla vadības funkcijas tā, lai tas atbilstu uzņēmuma korporatīvās pārvaldības politikai un drošības noteikumiem. Īpaši, ja darbu veic attālināti.

Šis ir būtisku pārmaiņu laiks, un pandēmija atstājusi lielu iespaidu arī uz biznesa vidi. Uzņēmumi, kuri šo laiku izmantos digitalizācijai un iekšējo procesu atslogošanai, noteikti būs ieguvēji. Tas palīdzēs pieņemt izsvērtākus lēmumus, paātrināt biznesu, padarīt darbiniekus produktīvākus un audzēt uzņēmuma muskuļus sīvajā konkurences cīņā.