Priekšapmaksas rēķinu izveide un nosūtīšana

Bieži sastopams process — klients veic pasūtījumu un gaida priekšapmaksas rēķinu. Tā kā dažādu apstākļu dēļ rēķina izrakstīšana nenotiek automātiski, grāmatvedis ik pa laikam pārskata jaunākos pasūtījumus, kuri bez priekšapmaksas netiek piegādāti, un izraksta tiem priekšapmaksas rēķinu. Lietotājs atlasa pasūtījumus, katru no tiem atver, veido rēķinu, pielabo rēķina rindas, iekļauj tajās nepieciešamās izmaiņas, balstoties uz klienta šābrīža bilanci(pieliek vai noņem dažus eiro(centus) atkarībā no pārmaksas vai parāda). Tad tiek meklēts pārdošanas aģenta e-pasts, uz kuru tiek nosūtīts rēķina PDF. Kopumā pietiekami vienkāršs process, kuru cilvēki pieraduši veikt paši.Taču vienkāršs process, kas atkārtojas, ir perfekts RPA kandidāts.

Robots šo procesu veic vairākas reizes dienā. Tas atceras pēdējo darbību, tādējādi nākamreiz apstrādā tikai neapstrādātos pasūtījumus. Tas nolasa klienta bilances atlikumu un iekļauj to rēķinā. Tiek pārbaudīti arī citi nepabeigtie klienta pasūtījumi, lai noteiktu, vai bilances atlikums konkrētā pasūtījuma rēķinam vispār jāpievieno. Pēc tam tiek sameklēta aģenta e-pasta adrese un nosūtīts rēķina PDF. Ja procesu kāds jau ir iesācis, robots to pabeigs. E-pasta ziņojumi tiek sūtīti pārdošanas aģentam un grāmatvedim. Pirms rēķinu pārsūta klientam, aģents to apskata.

Lielākais šāprocesa automatizācijas izaicinājums bija lietotāja saskarnes plašā lietošana. Daudz datu tiek nolasīts no programmas logiem, un tas nozīmē pārvietošanos starp logu sadaļām un laukiem. Tā kā RPA risinājums to dara daudz ātrāk nekā cilvēks, ERP sistēmas saskarne netika līdzi daudzajām taustiņu kombinācijām un darbībām. Risinājums: robotu nācās padarīt cilvēciskāku un iemācīt tam mazliet paciesties, kamēr lietotāja saskarnes elementi noreaģē uz veiktajām darbībām.

RPA tēmas: , ,