Maksājumu žurnāla sagatavošana

Savlaicīgi un precīzi norēķini ar piegādātājiem ir svarīga attiecību uzturēšanas sastāvdaļa. Visbiežāk departamentu vadītāji un (vai) uzņēmuma vadītājs caurskata piegādātāju bilances un lemj par apmaksu. Pēc lēmuma pieņemšanas procesā iesaistās grāmatvedība, kur tiek sagatavots attiecīgais maksājuma uzdevums, iekļaujot visus neapmaksātos konkrētā piegādātāja rēķinus. Ja ir liels piegādātāju un rēķinu skaits, kā arī ja šis process jāveic vairākiem grupas uzņēmumiem, darbs ir gana apjomīgs.

Konkrētajā automatizējamajā procesā tika izmantotas „Excel” tabulas ar piegādātāju bilancēm, kas iegūtas no ERP sistēmas atskaitēm. Kad visas rindas apstrādātas (apstiprinātas, noraidītas), minētās tabulas tiek nodotas grāmatvedībai. Grāmatvedībā katram uzņēmumam tiek ģenerēts potenciālais maksājumu žurnāls, kurā ir informācija rēķinu līmenī. Tad no šiem sarakstiem tiek izņemti noraidītie jeb neapstiprinātie ieraksti. Tā kā šis ir laikietilpīgs darbs, automatizācija bija pašsaprotams risinājums, lai ietaupītu laiku, kas tiek patērēts kopš lēmuma pieņemšanas līdz darba izpildei un dokumentēšanai. Cilvēkam, veicot šo darbu, nācās salīdzināt tabulas ar skaitļiem, taču robotam šis uzdevums ir daudz atbilstīgāks. Turklāt dažas no veicamajām darbībām ERP sistēmā tika aprēķinātas ilgi, savukārt lietotāji tajā laikā neko citu paralēli darīt nevarēja.

Tagad robots saņem datu tabulas e-pastā vairākas reizes nedēļā. Tās tiek apstrādātas atsevišķi katram uzņēmumam, tiek izveidoti atbilstīgi maksājumu žurnālu ieraksti, fiksējot tikai nepieciešamo informāciju. Procesā ieviestas arī papildu pārbaudes, turklāt, ja starp apstiprinātajām tabulām un ERP bilancēm kaut kas nesakrīt, visi izņēmuma gadījumi tiek piefiksēti un nodoti grāmatvedim. Tādējādi robots veic lielāko daļu darba, cilvēkiem atstājot tikai izņēmuma gadījumu apstrādi.

RPA tēmas: ,