Akciju apstiprināšanas process

Šoreiz par procesa automatizāciju, kurā ir iesaistīti daudzi cilvēki un kas prasa apjomīgu komunikāciju starp visām iesaistītajām personām.
Kad kāds izveido jaunu akciju ar produktiem, kuriem tiek piemērotas atlaides, šī akcija ir jāapstiprina produktu/zīmolu vadītājiem un kontu pārvaldniekiem. Tas nozīmē, ka ir jāsūta e-pasti un jāveic tālruņa zvani, atgādinot iesaistītajiem cilvēkiem, ka tika pieprasīts apstiprinājums. Un iemesls, kāpēc šīs personas nereaģē ātri, ir tas, ka, lai apstiprinātu vai noraidītu kampaņu, cilvēkiem ir jātiek pie sava datora, jāpiereģistrējas VPN tīklā un ERP sistēmā, jāatrod attiecīgā akcija un pareizi jāatjaunina apstiprinājuma statuss katram produktam.

Lūk, kā šajā procesā tika ieviests RPA:
Vispirms robots pārtver e-pastus ar apstiprinājuma pieprasījumiem un pievieno pogas e-pasta apakšdaļā. Pogas ļauj saņēmējam atbildēt ar “Apstiprināt” vai “Noraidīt” tieši e-pastā, izveidojot jaunu e-pasta vēstuli ar pareizo atbildi. Tātad, pēc akcijas datu izlasīšanas un lēmuma pieņemšanas vadītājam tagad ir jāveic tikai divas darbības: jānoklikšķina uz pogas Apstiprināt/Noraidīt (saite) e-pastā un jānoklikšķina uz pogas Sūtīt e-pastu.
Kad robots saņem šo atbildi no apstiprinātāja, tas nodod visu nepieciešamo informāciju un veic apstiprināšanu/noraidīšanu ERP sistēmā.
Robots pat pārbauda, vai visas atbildes ir saņemtas, un paziņo atbildīgajai personai, ka visi vadītāji ir atbildējuši.
Turklāt gadījumos, kad kāds pāris dienu laikā nav atbildējis, robots izsūta atgādinājumu. Un, pirms to darīt, tas pārbauda ERP gadījumam, ja vadītājs ir apstiprinājis kampaņu pēc vecās metodes (manuāli), nevis atbildot uz e-pastu.

Šāds process sākumā var šķist diezgan sarežģīts, bet noskaidrojot to, kā RPA var palīdzēt, tas kļūst “standartizēts”. Pēc ieviešanas ir daudz mazāk izņēmumu standarta darbplūsmā, jo tagad visi dara savu darbu, izmantojot vienu un to pašu metodi. Protams, tas aizņem daudz mazāk laika ikvienam, kurš ir iesaistīts šajā procesā. Turklāt tagad iespējams arī pārbaudīt, kuri apstiprinājuma pieprasījumi ir apstiprināti un kuras atbildes vēl nav saņemtas.

Lielākais izaicinājums šī procesa automatizēšanā?
E-pastu validācija.
Robotam ir jāpārliecinās, ka atbildētājs ir pareizā persona un nenotiek “uzlaušana”. E-pasta atbildes satura un formāta validācija. Vairākas valodas. Automātiskās atbildes ir jāizlaiž. Utt.

RPA tēmas: apstiprināšana, pārdošana