03.03.2020.

Edgars Stafeckis

Pilnībā digitāli pakalpojumi un procesi. Kā to panākt?

Mūsdienu sabiedrība ir e-gatava — nobriedusi lietot elektroniskus pakalpojumus. Taču digitālo rīku izmantošanā atpaliekam no vidējā Eiropas Savienības līmeņa un reģiona valstīm. Kur ir problēma, un kā to var risināt?

Lai strādātu digitāli, pirmais solis ir atbilstīgu pakalpojumu un procesu izveide. Te katrā no situācijām ir piemēroti savi rīki: tīmekļa vietnes, klientu portāli, resursu, procesu un dokumentu, personāla, klientu attiecību u. c. vadības sistēmas. Lai gan lielā daļā darījumu nav nepieciešams parakstīties, joprojām ir virkne situāciju, kur augstākā juridiskā spēka apliecinājums — pašrocīgi parakstīts dokuments — ir nepieciešams. Šādi gadījumi ir katrā organizācijā — slēdzot līgumus ar darbiniekiem, partneriem, parakstot pārvaldības dokumentus u. c., kā arī dažādās pakalpojumu nozarēs — finanšu, loģistikas, sabiedrisko pakalpojumu, telekomunikācijas, ārpakalpojumu (piemēram, grāmatvedības vai juridiskie pakalpojumi) u. c.

Neatkarīgi no nozares un organizācijas lieluma ir nepieciešams parakstīt dokumentus.

Ar e-parakstīšanu to var realizēt pilnīgi digitāli — izmantojot kvalificēto jeb drošo elektronisko parakstu.

Pašreiz parakstīties ar drošu elektronisku parakstu — e-parakstīties — Latvijā var ar „Smart-ID” kvalificēto (balto) kontu, kā arī ar eID karti un lietotni „eParaksts Mobile”. E-lietotāju skaits Latvijā ar katru gadu strauji pieaug: pērn e-paraksta lietošanas reižu skaits pieauga par 30 %; Latvijā ir 1 miljons „Smart-ID” lietotāju; eID kartes visiem iedzīvotājiem kļūs obligātas ar 2023. gadu, tādējādi tikai retajam vairs nebūs neviena e-rīka, visticamāk — būs vismaz viens.

Normatīvais regulējums e-paraksta spēkam ir, digitāli procesi un pakalpojumi, kā arī e-parakstīšanas rīki arī ir. Kur ir problēma?

Pirms neilga laika Baltijas valstu un Somijas ekonomiski aktīvie iedzīvotāji tika aptaujāti par viņu e-paradumiem — autentifikāciju un e-parakstīšanu tiešsaistē (pētījums pieejams te). Piedāvāju apkopojumu: galvenie ierobežojumi e-pakalpojumu izmantošanā Latvijā un iebildumu atspēkojums.

Ierobežojumi

Grūti iegūt un uzsākt e-rīku lietošanu. Lai iegūtu, piemēram, eID karti un sagatavotu datoru darbam ar e-parakstu, ir nepieciešams laika un naudas ieguldījums, kā arī zināma datorlietpratība. eID karšu lasītājs, e-parakstīšanas programmatūra, pārlūkprogrammas spraudnis — šīs lietas ir nepieciešamas, lai lietotu e-parakstīšanu ar eID karti.

Risinājumi

E-rīkus var iegūt vairākos veidos, arī attālināti. Gan „eParaksts Mobile” (te info, kā to iegūt), gan „Smart-ID” var iegūt attālināti. „Smart-ID” kontu var iegūt, apmeklējot „Swedbank”, „SEB bankas”, vai „Luminor” filiāli, kā arī ar eID karti un nu jau arī izmantojot biometrisko identifikāciju: nofotografē dokumentu, uztaisi pašfoto — un aiziet! Lietotāju skaits strauji pieaug, un liela daļa nemaz vēl neapzinās, ka viņi ar savu „Smart-ID” kontu var arī e-parakstīties.

Sarežģīti lietot. Lai parakstītu dokumentu, pašreiz lietotāja pieredze pārsvarā ir tāda, ka dokumentu nepieciešams saglabāt datorā, atvērt ar e-parakstīšanas programmu, parakstīt (ievadot PIN kodu), saglabāt un nodot tālāk — nosūtīt pa e-pastu vai augšupielādēt. Lietotāja viedoklis: lai elektroniski parakstītu dokumentu, lietotājam jāveic virkne klikšķu un darbību, kas, salīdzinot ar parakstīšanu uz papīra, daudziem aizņem ievērojami ilgāku laiku. Parakstiesīgās personas un mūsdienu patērētājs tiešsaistē sagaida citādu — labāku — lietotāja pieredzi. Organizāciju viedoklis: e-parakstītie dokumenti ir jāpārvalda, tātad kādam joprojām ir jārūpējas par to atbilstīgu apstrādi un arhivēšanu, kas nereti kļūst par augsni kļūdām un informācijas drošības pārrāvumiem.

Pieejami moderni un ērti e-parakstīšanas rīki. Jau pieminētie rīki „eParaksts Mobile” un „Smart-ID” parakstīšanas mirkli ir padarījuši ievērojami ērtāku un vienkāršāku, salīdzinot parakstīšanu ar eID karti, jo vairs nav nepieciešams kartes lasītājs un piesaiste sagatavotam datoram. Fokusējoties uz lietotāja ērtību, vienlaikus ievērojot normatīvās un drošības prasības, parādās arī pakalpojumi ar ieintegrētu e-parakstīšanu, piemēram, atsevišķās internetbankās, apstiprinot darījumus vai noslēdzot līgumus ar banku, patiesībā notiek e-parakstīšana, bet nu jau bez daudzajiem klikšķiem — gluži kā apstiprinot internetbankas maksājumu. Šādu pieeju nodrošina arī e-parakstīšanas integrācijas risinājums „SigningServices”, kurš fokusējas uz lietotāja pieredzi un informācijas drošību.

Trūkst pakalpojumu, kuros izmantot e-rīkus. Lai gan e-parakstīti dokumenti būtu jāpieņem ikvienai iestādei, joprojām ir gadījumi, kur tā nav ierasta prakse. Pakalpojumi, kuros tiek pieņemti e-parakstīti dokumenti, lietotājam ir iepriekšējā punktā aprakstītā pieredze, kas nemotivē izmantot e-rīkus.

Integrēta e-parakstīšana produktos un procesos kļūst par normu. Lietotājiem tiek piedāvāts arvien vairāk pakalpojumu un iekšējo sistēmu, kurās, nodrošinot gan atbilstību normatīvajiem aktiem ar drošo elektronisko parakstu, gan ērtību lietotājam ar vienkāršotu e-parakstīšanu, gan informācijas drošības kontroli uzņēmumam, e-parakstīšana ir jau ieintegrēta.

Minētais „SigningServices”, piedāvājot vienkāršotus integrācijas servisus un vienlaikus nodrošinot visu parakstīšanas procesu no datu iegūšanas un dokumentu ģenerēšanas līdz lietotāju autentifikācijai, satura izplatīšanai, parakstīšanai un arhivēšanai, atvieglo e-parakstīšanas ieviešanu gan publiskajos portālos, gan iekšējās sistēmās. Izplatītākajām dokumentu vadības sistēmām (piemēram, „Microsoft SharePoint”, „OpenText ContentSuite” u. c.) tiek piedāvāti arī standarta spraudņi, kas e-parakstīšanas ieviešanu padara pavisam vienkāršu.

Piemēram, pirms neilga laika uzņēmums „Intergaz” savā klientu portālā ievietoja e-parakstīšanas iespēju, lai līgumu slēgšanu ar klientiem varētu veikt pilnīgi elektroniski, tādējādi piedāvājot mūsdienīgu un kvalitatīvu pakalpojumu un paātrinot informācijas apriti, ietaupot izmaksas. Te „Intergaz” stāsts par to, kā viņiem gāja, ieviešot e-parakstīšanu savā portālā.

Kad es saku — ievietota vai ieintegrēta e-parakstīšanas iespēja, es domāju pieeju, kad sistēmā, kurā darbojas lietotājs, dokumenta darbībām ir pievienota iespēja „Parakstīt”, ko nodrošina „SigningServices”, un e-parakstīšana sastāv no šādiem soļiem:

  1. lietotājs spiež „Parakstīt” tieši pie parakstāmā dokumenta tieši sistēmā, kurā viņš darbojas (nevajag lejupielādēt, saglabāt, parakstīt, saglabāt, sūtīt…);
  2. izvēlas ērtāko no iepriekšminētajiem parakstīšanas rīkiem;
  3. ievada savu personisko PIN kodu atbilstīgi izvēlētajam rīkam (eID kartei un „Smart-ID” šie procesi atšķiras);
  4. tas arī viss: parakstītā dokumenta versija ir atbilstīgi saglabāta un pieejama lejupielādei lietotājam, savukārt iesaistītās sistēmas un lietotāji ir apziņoti par parakstīšanas rezultātu.

Tālāk — piemērs, kā process norisinās konkrētā uzņēmuma dokumentu pārvaldības sistēmā:

Parakstīšana ir ērta un vienkārša, parakstāmie dokumenti un informācija nav manuāli jāapstrādā vai jānodod kādai 3. pusei parakstīšanas koordinēšanai, lietotājam ir patīkami un efektīvi darboties.

Kad e-parakstīšanas pamatā ir lietotāja pieredze un tā ir ietērpta sistēmā, kurā lietotājs strādā, viņam brīvi pieejamā un ērtā veidā, tad tā kļūst par pašsaprotamu un jaudīgu rīku, lai tiešsaistē audzētu biznesu, nodrošinot mūsdienīgu servisu, klientu lojalitāti un paaugstinot efektivitāti.

Vērojot dažādu regulatoru spiedienu un uzņēmumu lielo interesi izmantot kvalificētos rīkus lietotāju autentifikācijai un elektroniskajai parakstīšanai, varu vien piebilst, ka, ja jūsu organizācija par to vēl nedomā, tad ir pēdējais laiks to darīt. Aicinu ieskatīties jūsu klientu un sadarbības partneru, kā arī savos iekšējos biznesa procesos — ir ļoti liela varbūtība, ka saredzēsiet iespējas padarīt tos klientiem ērtākus un pilnīgi digitālus.

Ja jau domājat, tad šis ir laiks rīkoties! Pieprasiet saviem piegādātājiem vai IT nodaļai pievienot e-parakstīšanas iespēju savos portālos un iekšējās sistēmās!

Sazinieties ar mums, lai uzzinātu, kā vienkārši un ātri ieviest viedu e-parakstīšanu ar „SigningServices”!

Lasiet vēl:

Ieviest e-parakstīšanu ir vienkārši ar „SigningServices”

Intergaz klientu apkalpošanas digitalizācijas pieredze. Klientu apkalpošana tiešaistē no A līdz Z