11.11.2021.

Digital Mind

OpenText xECM: efektivitāte, ātrums un drošība

Turpinoties darbam attālināti, daudzi izmanto Microsoft Office 365 lietojumprogrammas, piemēram, Microsoft Teams, lai organizētu sanāksmes un koplietotu saturu ar kolēģiem. Tomēr šie rīki var radīt nekontrolētu informācijas plūsmu, kurā grūti orientēties, kā arī citus izaicinājumus. Piemēram:

  • kurus darbiniekus iesaistīt projektā, lai izvairītos no sensitīva biznesa satura kopīgošanas ar darbiniekiem, kuriem šis saturs nav nepieciešams darba pienākumu veikšanai,
  • ar kādu saturu dalīties, lai nepārslogotu kolēģus,
  • kā arhivēt vai dzēst saturu pēc projekta pabeigšanas?

Šīs problēmas var risināt  ar OpenText paplašināto ECM programmu (xECM).

Uzlabota pārvaldība

Šī lietojumprogramma samazina komandu izveides un pārvaldības procesu, automatizējot komandas locekļu uzaicināšanu pēc iepriekš definētiem paraugiem. Tiklīdz komanda būs izveidota, nodrošinot atbilstošu drošību, konkrētie darbinieki tiks aicināti pievienoties, izveidotas pareizās cilnes un, pamatojoties uz šīs komandas atļaujām, parādīta atbilstošā informācija. Programma palīdz pārvaldīt arī satura dzīves ciklu, atbrīvojot personālu no manuālas informācijas dzēšanas vai arhivēšanas.

Ērti lietojams saturs

OpenText paplašinātā ECM spēj integrēt būtisku informāciju no vadošajām biznesa lietojumprogrammām, piemēram, SAP un Salesforce, tieši Office 365 interfeisā, padarot saturu viegli un ērti lietojamu. Šī ciešā satura integrācija uzlabo lēmumu pieņemšanu un paātrina uzņēmējdarbības procesus. Darbiniekiem ir pieejama nepieciešamā informācija vienā saskarnē neatkarīgi no tā, kur šī informācija fiziski ir saglabāta.

Papildu drošība

Kad biznesa darbvirsmai tiek pievienots saturs, tas automātiski pārmanto pareizo klasifikāciju, metadatus un drošību. Šī automatizācija nodrošina laika ietaupījumu, jo vairs nav jāuztraucas par metadatiem, drošību vai noteikumiem, kas saistīti ar to, kā šis saturs jāsaglabā un uz cik ilgu laiku.

Microsoft Teams popularitāte nepazudīs, jo daļa darbinieku arī turpmāk vēlēsies strādāt attālināti. Tāpēc ir ļoti būtiski, lai organizācijas un uzņēmumi pielāgotos šim jaunajam modelim, cik labi vien iespējams. Priekšrocības, ko sniedz pareiza Microsoft Teams satura integrēšana, tikai palielinās produktivitāti un samazinās riskus.