28.10.2021.

Digital Mind

Kā uzsākt Robotikas procesu automatizāciju (RPA)?

Pat ja plānotās izmaiņas uzņēmumā īsākā vai garākā termiņā nesīs pozitīvus rezultātus, parasti viss, kas saistītas ar darbinieku pienākumu maiņu, jaunu tehnoloģiju ieviešanu un izmaiņām ikdiena rutīnā, nenāk viegli. Aizķeršanās var būt gan no vadības puses, jo grūti saprast, kā uzsākt pārmaiņu ceļu un kādus procesus automatizēt, gan darbiniekiem, kuriem izmaiņas var radīt nedrošības sajūtu.

“Rutīna darbiniekiem dod stabilitāti, jo, katru rītu uzsākot strādāt, ir zināmi darbi un procesi, kas ir jāveic, tāpēc jebkurām pārmaiņām, kas uzņēmumā ieplānotas, darbinieki ir jāsagatavo,” saka “Digital Mind” partneris Māris Miezītis.

Lai sāktu Robotikas procesu automatizāciju (RPA), viņš iesaka organizēt darbnīcu uzņēmuma darbiniekiem, kas palīdzēs noteikt automatizācijai piemērotākos procesus, jau pašā sākumā iesaistīs kolēģus, mazinot bailes no pārmaiņām, un ļaus iezīmēt ceļa karti tālākām izmaiņām.

1. Komandas izveide

Lai RPA notiktu viegli un bez aizķeršanās, ir svarīga pārmaiņu procesā ietekmēto darbinieku sagatavošana un iesaistīšana. Jāizveido komanda, kuras sastāvā ir ne tikai procesu vadītāji, bet arī kolēģi no citiem departamentiem, kas saistīti ar šī procesa izpildi, jo vadītājs ne vienmēr zinās specifiskas detaļas. Svarīga gan pieredzējušu darbinieku vēsturiskā informācija, gan jauno kolēģu “svaigais” viedoklis par procesiem uzņēmumā. Tāpat būtiska IT cilvēku iesaiste, kuriem ir zināšanas par esošajām lietojumprogrammām un sistēmām.

2. Darbinieku aptauja

Vislabākais informācijas avots ir uzņēmuma darbinieki, jo viņi ikdienā saskaras ar procesu nepilnībām un izaicinājumiem. Kolēģu aptauja sniegs priekšstatu par to, kuri procesi aizņem visilgāko laiku, kuros iesaistīts visvairāk darbinieku, kādos tiek pieļauts visvairāk cilvēcisku kļūdu. Tāpat tas ļaus izvērtēt vai automatizācijai jāpakļauj procesi, kas saistīti ar klientu apkalpošanu vai administratīvām funkcijām u.tml. Aptauja kalpos kā RPA ieviešanas vadlīnijas.

3. RPA testēšana

Jāizvēlas viens process kā tests, lai saprastu, kā tas nākotnē darbosies, un gūtu pārliecību, ka RPA patiešām ir nepieciešama uzņēmuma tālākai attīstībai. Lai izvēlētos procesu, jāņem vērā darbinieku aptauja, procesa sarežģītība (cik soļi nepieciešami, lai darbu paveiktu, cik daudz darbinieku ir iesaistīti, vai procesā ir nepieciešama darbinieka iesaiste u.tml.), un stabilitāte (cik bieži un daudz process laika gaitā mainās, vai ietver kritiskas funkcijas u.tml.). Jāizvēlas process, kur nav nepieciešams cilvēka intelekts, kas nemainīgi ietver atkārtojošas darbības, piemēram, datu pārnese no viena programmas uz citu, datu ieguve un konvertēšana, e-pastu arhivēšana, ziņojumu un atskaišu sagatavošana, failu apstrāde un uzglabāšana.

Ļoti piemērots process, ar kuru sākt automatizācijas testus, ir rēķinu apstrādes process. Šobrīd tirgū ir pieejamas dažādas tehnoloģijas, kas ļauj pašu spēkiem bez IT resursu iesaistes šādus procesus viegli un ātri uzbūvēt. Piemēram, Microsoft Power Platform piedāvā gatavus rīkus, kas ļauj automatizēt rēķina apstrādes procesu no dokumenta saņemšanas brīža līdz pat ievadīšanai grāmatvedības sistēmā. Tā kā Microsoft Power Platform ietver arī speciālus rīkus pilnvērtīgu RPA procesu būvēšanai, nav gandrīz nekādu ierobežojumu, kādas aplikācijas tiek automatizētas.

4. Automatizācijas ieviešana

Kad iegūta pārliecība par RPA efektivitāti un nepieciešamību, var ķerties pie automatizācijas ieviešanas, balstoties uz organizācijas vajadzībām. Iespējams, izvērtējuma laikā būs radies garš saraksts ar procesiem, kurus automatizēt. Šādā gadījumā RPA var ieviest vairākos posmos, jo svarīgi, lai visi darbinieki saprot, ko tas nozīmē, un pierod pie saviem jaunajiem kolēģiem “robotiem” pakāpeniski.

RPA nodrošina augstāku produktivitāti, uzticamību, konsekvenci, nemainīgi augstu kvalitāti, zemu tehnisko barjeru, jo nav nepieciešama sarežģīta programmēšana, izmaksu samazināšanu, darbinieku iesaistīšanu procesos ar augstāku pievienoto vērtību.

“Digital Mind” partnera Māra Miezīša prezentāciju var noskatīties šeit.