05.07.2021.

Digital Mind

Cik daudz laika darbinieki velta dokumentu meklēšanai?

Kā Jūs pats raksturotu – kas ir Digital Mind?

Digital Mind ir 2005. gadā Latvijā izveidots Baltijas biznesa un informācijas tehnoloģiju (IT) konsultāciju uzņēmums, kurš palīdz organizācijām strādāt maksimāli digitāli un efektīvi, izmantojot satura vadības un procesu automatizācijas tehnoloģijas. Mūsu klienti attiecīgi ir organizācijas, kuras fokusējas uz to, lai ar tehnoloģiju palīdzību nodrošinātu lielisku klientu servisu, efektīvus procesus un drošu un pārdomātu informācijas pārvaldību. Savas pastāvēšanas laikā no dažu cilvēku kompānijas esam izauguši par starptautisku uzņēmumu ar birojiem visās trīs Baltijas valstīs, un mūsu klienti ir reģiona lielākās finanšu iestādes, telekomunikāciju pakalpojumu sniedzēji, ražotāji, valsts iestādes un akciju kapitāla sabiedrības. Piemēram, Amber Beverage Group Latvijā, Telia Lietuvā, Eesti Gaas Igaunijā, Ergo visās trīs Baltijas valstīs, Conexus Baltic Grid, Luminor banka, un daudzi citi. Savukārt mūsu sadarbības partneri ir daudzi pasaulē vadošie tehnoloģiju ražotāji, tādi kā OpenText, Optimal Systems, Microsoft un vēl virkne citu kompāniju.

Kas ir elektroniskās informācijas pārvaldība, un kādi vēl ir jūsu darbības virzieni?

Elektroniskās informācijas pārvaldības ieviešana ir viens no mūsu darbības pamatvirzieniem un izpaužas tādējādi, ka mēs iedodam mūsu klientiem digitalizācijas instrumentus un rīkus, kā arī palīdzam nodefinēt un iedzīvināt kārtību, kādā darbinieki, pēc vienotiem principiem un maksimāli efektīvi strādā ar elektronisko informāciju. Jeb ja citiem vārdiem, tad palīdzam ieviest sistēmas, ar kuru starpniecību strukturēt, vienādot un pārvaldīt elektronisko informāciju. Lai to būtu kā iespējams viegli vai automatizēti digitalizēt un arhivēt, tā arī lai vadītāji un darbinieki varētu to ātri atrast, lai viņi vienmēr strādātu ar dokumentu aktuālajām versijām.

Tāpat pārvaldība ietver drošības risinājumus – kur un kā šī dokumenti tiek uzglabāti, kā tiek nodrošināts, lai tos neizmanto nevajadzīgi cilvēki, lai pat gadījumā, ja faili nokļūtu nevēlamās rokās vai tiktu nozagti kā fiziski, kopā ar dzelžiem, tā kiberuzbrukumu gadījumos, lai tie būtu šifrēti un nebūtu izmantojami ārpus sistēmas. Informācijas pārvaldības risinājumi arī novērš problēmu, kad pastāv liels apjoms digitālu dokumentu, kuru uzglabāšanai vairāk nav juridiskas vai biznesa nepieciešamības, jo to dzīves cikls ir beidzies. Vienotajā sistēmā jums vienmēr būs pieejama informācija par šādiem dokumentiem, kā arī iespējas tos likvidēt drošā veidā. Tāpat sistēmas ieviešana garantēs atbilstību visām ar informācijas pārvaldību saistītajām likumu prasībām, tajā skaitā Vispārīgajai datu aizsardzības regulai (GDPR).

Otrs mūsu darbības pamatvirziens ir procesu automatizācija. Ja informācijas pārvaldība ir pirmais solis, pēc kura speršanas uzņēmumi sāk strādāt gudri, pārdomāti un elektroniski, tad procesu automatizācija ir otrais solis, kad darbība kļūst maksimāli efektīva. Mēs piedāvājam vairākus paņēmienus – tradicionālo, darbplūsmu automatizāciju, transakcionālo procesu automatizāciju ar daudzām integrācijām, kā arī robotikas procesu automatizāciju. Pēdejā ir salīdzinoši jauns virziens un attiecas uz uzņēmumu IT sistēmu darbības automatizēšanu.

Vēl viens piedāvājums ir pēdējā laikā izplatītais automatizācijas virziens Low-Code No-Code (maz koda, bez koda – angļu val.). Sava veida konstruktors, kas nodrošina iespēju arī bez programmēšanas prasmēm no iepriekš sagatavotiem klucīšiem, sistēmas elementiem, izveidot biznesa automatizēšanai nepieciešamās programmas. Protams, sarežģītākiem risinājumiem joprojām būs nepieciešama speciālistu palīdzība, taču šī konstruktora izmantošana jau ir plašs solis pareizajā virzienā.

Kā klientiem saprast, kādi būs ieguvumi no pirmā soļa – informācijas pārvaldības ieviešanas?

Ieguvumus var noteikt, izmantojot dažādus salīdzinošus rādītājus. Piemēram, cik daudz laika darbinieki velta dokumentu meklēšanai. Kā liecina 2019. gada beigās veikts liels pētījums, vidēji viena dokumenta meklēšanai mūsu reģiona uzņēmumos, kur nav labas informācijas pārvaldības, bija nepieciešamas 18 minūtes. Tāpat 83% uzņēmumu pārstāvji atzina, ka viņiem vismaz reizi nācies atjaunot kādu dokumentu, jo to vienkārši nav izdevies atrast. Tas nozīmē, ka informācijas atrašanai bieži tiek tērēts vairāk darbinieku laika, nekā tās izmantošanai.

Mēs saviem klientiem pirms sadarbības uzsākšanas piedāvājam arī esošā stāvokļa analīzi, balstoties uz kuru esam secinājuši, ka Baltijas valstīs vidēji statistiskais biroja darbinieks līdz 40% darba laika tērē informācijas apstrādei, atrašanai, nodošanai kolēģiem un līdzīgām darbībām. Tas notiek konkrētu biznesa procesu ietvaros, un ja tiek ievērojami samazināts tiem nepieciešams laiks, tas ļauj uzlabot darba efektivitāti, noslēgt vairāk līgumu, apkalpot vairāk klientu, u.c. Balstoties uz laika samazinājumu pamatā tad arī tiek veiktas aplēses par hipotētiskajiem ieguvumiem un ietaupījumiem.


Edgars Stafeckis, Digital Mind partneris un SigningServices līdzdibinātājs intervijā žurnālam diena.lv, pirms konferences Enterprise Information Governance, 2021. gada martā.

Saistīti raksti par informācijas pārvaldību un inteliģentajiem risinājumiem, Enterprise Information Governance konference, 2021: