airBaltic virszemes apkalpošanas nodaļa optimizē procesus ar Microsoft Teams un Power Apps
Pateicoties Digital Mind ieviestajiem digitālajiem risinājumiem, Latvijas aviokompānijas airBaltic virszemes apkalpes komanda ir uzsākusi darba pienākumu izpildē izmantot mobilās ierīces, tādējādi ietaupot 1000 papīra izdrukas. Arī grāmatvedības datu ievades laiks samazinājies no 2 dienām līdz 15 minūtēm. Apvienojot Power Apps un Microsoft Teams funkcijas, airBaltic komanda kopā ar Digital Mind ekspertiem izstrādāja rīkus, kas optimizē maiņu darba organizāciju, atskaišu veidošanu un dokumentu saskaņošanu. Tādējādi airBaltic apliecina ne tikai kaislību pret aviāciju, tiekšanos uz klientu apkalpošanas izcilību, bet arī fokusu uz inovācijām.
Latvijas aviokompānija AS “Air Baltic Corporation” (airBaltic) tika nodibināta 1995. gadā un ir viena no veiksmīgākajām zemo izmaksu lidsabiedrībām Eiropā. “Mēs nodrošinām, rūpējamies un augam,” saka airBaltic Rīgas virszemes apkalpošanas daļas vadītājs Artūrs Erdmanis. “Mūsu misija ir mērķtiecīgi nodrošināt izcilību katrā biznesa struktūrā un itvisā, ko darām.”
2021. gada pavasarī uzņēmuma komanda pārņēma lidostas “Rīga” virszemes apkalpošanas ārpakalpojumus savā pārvaldībā. “Mēs sākām meklēt digitālos risinājumus, kas palīdzētu mūsu pašmāju apkalpošanas komandai darboties veiksmīgāk” stāsta Erdmanis.
Lidsabiedrības mērķis bija izmantot digitālos rīkus, lai jaunie darbinieki spētu efektīvi pildīt savus pienākumus. “Mums bija nepieciešama vienota sistēma maiņu plānošanai, lidojumu atskaišu sagatavošanai, kā arī rokasgrāmatu un pamācību izdošanai un apstiprināšanai,” skaidro airBaltic IT departamenta Biznesa Tehnoloģiju nodaļas vadītāja Ilona Pētersone.
Digitalizācija reaktīvā ātrumā
Aviokompānijai bija tikai seši mēneši, lai pieņemtu darbā gandrīz 150 cilvēkus un apmācītu jauno darbaspēku, kā lietot Microsoft Teams platformu. “Šis komunikācijas rīks bija nepieciešams visam uzņēmumam. Mēs paredzējām, ka Teams funkcionalitāte dos iespēju mūsu virszemes komandai izmantot mobilos tālruņus, lai apskatītu un apmainītu darba maiņas, kā arī pieprasītu atvaļinājumu,” saka Pētersone. “Tāpat platforma ļautu sagatavot lidojumu atskaites, atrodoties kustībā.”
Uzņēmums vispirms ieguva Microsoft finansējumu, lai pirms licenču iegādes varētu uzsākt un apstiprināt projektu. Tad, kopā ar Digital Mind ekspertiem, airBaltic izstrādāja organizācijas darbu plānošanas moduli programmā Power Apps un integrēja to Microsoft Teams lietotnē. Apvienojot abu platformu funkcijas, uzņēmuma darbinieki var izmantot tādas funkcijas kā, dokumentu lasīšana un parakstīšana, apstiprināšana un aprite, kā arī failu koplietošana, izmantojot OneDrive. “Izmantojot Power Apps, mūsu analītiķu komanda var neatkarīgi un ātri izstrādāt lietotnes,” saka Pētersone.
Lielāka elastība, augstāka efektivitāte
airBaltic virszemes komanda tagad var efektīvi pārvaldīt savas darba maiņas, izmantojot mobilos tālruņus. “Tas ir ērtāk visiem. Kad ienāk maiņas pieprasījums, tas automātiski tiek nosūtīts apstiprināšanai atbildīgajiem cilvēkiem,” stāsta Erdmanis. “Varam arī nosūtīt paziņojumus tām personām, kurām jāizdara kāda darbība, un aizvērt uzdevumu, kad viss nepieciešamais ir atzīmēts.”
Jaunie rīki palīdzējuši ietaupīt gan maiņu plānošanas laiku, gan padarījuši algu izmaksu sistemātiskāku. “Darbinieku datu ievade grāmatvedības sistēmā pirms digitalizācijas aizņēma divas dienas. Tagad automatizētais process nodrošina rezultātu apmēram 15 minūtes,” stāsta Erdmanis.
Tāpat, izmantojot jauno risinājumu, virszemes apkalpošanas komanda nekavējoties iesniedz lidojumu atskaites ar fotoattēliem. “Informācija tiek glabāta datu bāzē un to var eksportēt programmā Excel,” skaidro Erdmanis, “vadošais personāls pēc tam analizē informāciju, meklē problēmas un nosaka nepieciešamos uzlabojumus, nenoturot individuālas sarunas. Process ir daudz efektīvāks.”
Digitalizācija lidsabiedrībai ļāvusi samazināt arī papīra patēriņu un veicināt ilgtspējību. “Mūsu vīzija paredz, ka airBaltic kļūs par ilgtspējīgu pārvadātāju Eiropas Savienības aviācijas tirgū,” saka Erdmanis. “Veidojot lidojuma atskaites, mēs iepriekš katru mēnesi izdrukājām aptuveni 1000 lapas. Tagad atlasītie pārskati tiek automātiski nosūtīti pa e-pastu mūsu vadītājiem, un netiek drukāta neviena lapa.”
Raugoties nākotnē, airBaltic plāno virszemes operācijās ieviestos moduļus pielietot arī citās nodaļās, tostarp zvanu centrā un tehniskā atbalsta nodaļā. “Šajās nodaļās tiek veikts līdzīgs darbs, bet joprojām tiek izmantoti manuāli procesi,” saka Pētersone. “Mēs digitalizējam šos procesus, lai samazinātu papīra patēriņu un kļūtu zaļāki. Ir daudz uzlabojumi, uz kuriem tiekties, un soli pa solim mēs tos sasniedzam.”
Noskaties videostāstu!
Mēs – Digital Mind palīdzam lielām un vidējām organizācijām ieviest ilgtspējīgu biznesa praksi, digitalizējot to būtiskos procesus. Mūsu procesu digitalizācijas risinājumi atbalsta vides – sociālās – pārvaldības stratēģijas un ļauj klientiem dažādās nozarēs koncentrēties uz ilgtspējīgu finanšu izaugsmi, darbinieku labklājību un pozitīvu ietekmi uz sabiedrību.